Plano de Resposta Emergências - PRE:
O que é e como fazer
Sandra Alves, CEGRC, CIEIE, CISI, CIGR, CPSI, MBS
Especialista em Segurança Empresarial pela Fecap e Brasiliano INTERISK. Certificácion Internacional de Gestión de Riesgos pela CEAS Espanha. É Diretora de Relacionamento da Brasiliano INTERISK.
O Plano de Resposta a Emergências - PRE visa estabelecer procedimentos para fornecer resposta imediata e efetiva a um incidente.
O PRE contém um conjunto de procedimentos, orientações e informações para direcionar respostas imediatas e efetivas às emergências com o propósito de minimizar danos ou prejuízos aos funcionários, contratados, ao público, à propriedade e seus equipamentos, e ao meio ambiente.
Segundo a ISO 22301, o incidente está definido como “situação que pode representar ou levar à interrupção de negócios, perdas, emergências ou crises”.
Dentro dessa premissa, a ISO 22301 apresenta o conceito do Sistema de Gestão de Continuidade de Negócios - SGCN, o qual abrange o Plano de Resposta a Emergências - PRE, o Plano de Gerenciamento de Crises - PGC, o Plano de Continuidade de Negócios - PCN e o Plano de Recuperação de Desastre - PRD. Esses planos mitigam uma interrupção gradual ou súbita e por esse motivo precisam estar integrados.
Abaixo, apresentamos uma imagem ilustrativa com uma visão holística da necessidade da integração dos planos.
Visão holística - Integração dos planos
Neste artigo, vamos abordar especificamente o Plano de Resposta a Emergências - PRE.
O objetivo e escopo de cada PRE deve ser definido, acordado com a alta direção e entendido pelas pessoas que irão realizar o plano. Qualquer relação com outros planos ou documentos relevantes que existam na organização deve ser claramente especificada e o método de obtenção desses documentos deve ser descrito.
Devem ser identificados e providenciados todos os recursos de resposta, incluindo os sistemas e equipamentos de emergência, empresas contratadas prestadoras de serviços de apoio na resposta a emergência. O dimensionamento dos recursos de resposta deve ser adequado aos cenários de riscos identificados a partir do estudo de Análise e Avaliação de Riscos.
O processo de elaboração do Plano de Resposta a Emergências - PRE contém seis fases. Abaixo, framework com os principais elementos.
Framework para elaboração do PRE
1. Comunicação e Consulta
A comunicação e consulta é a forma de estabelecer o processo e a estratégia de comunicação com as partes interessadas. Esta fase permeia todo o processo de elaboração do Plano de Resposta a Emergências - PRE, considerando por exemplo, a elaboração do PRE, campanhas de sensibilização e treinamentos.
2. Contexto Estratégico
Ao estabelecer o contexto, a empresa articula seus objetivos e define os parâmetros externos e internos a serem levados em consideração na confecção do Plano de Resposta a Emergências - PRE e estabelece o escopo e os critérios para o restante do processo.
Nessa etapa é importante:
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Entender os Objetivos Estratégicos e as Estratégias
- Qual a missão, visão e valores da empresa?
- Quais são os serviços e/ou atividades essenciais da empresa?
- Qual é o público-alvo (foco)?
- Quais são as oportunidades e ameaças que existem no ambiente da empresa?
- Quais as forças e fraquezas da empresa?
- Quais são os objetivos estratégicos da empresa?
- Quais são as iniciativas estratégicas necessárias para atingir os objetivos?
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Entender a Análise e Avaliação de Riscos
- Entendimento e análise do mapa de riscos, os quais serão utilizados como base para a construção dos cenários de riscos.
Matriz de riscos - Software INTERISK
3. Construir Cenários de Riscos
Para a elaboração do Plano de Resposta a Emergência - PRE, é necessário que se construam Cenários de Riscos.
A construção dos Cenários de Riscos deve ter como referência a Matriz de Riscos da empresa e o brainstorming com uma equipe multidisciplinar das áreas que influenciam o contexto do objeto de estudo.
Na construção dos Cenários de Riscos, avalia-se o contexto interno e externo no qual a empresa está inserida. Os cenários serão mensurados considerando-se impactos moderados, severos e massivos. O objetivo da mensuração é permitir que as estratégias estabelecidas nos protocolos considerem esses impactos para que a empresa possa preparar-se.
Cenário de risco - Software INTERISK
4. Construir uma Estrutura Corporativa de Emergência e Crise
Estabelece a estrutura organizacional e o fluxo de ativação do Plano de Resposta a Emergência - PRE para assegurar resposta rápida e sistemática a situações de cenário de risco.
O acionamento de cada equipe depende do nível de criticidade do incidente.
A estrutura de gestão de crises pode ser composta, por exemplo, por três níveis de gerenciamento.
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Comitê Corporativo de Gestão de Crise: Atua em nome do e se reporta ao Presidente (ou pessoa designada por ele). É responsável por gerenciar todos os eventos de crise corporativa, os quais afetam ou têm o potencial de afetar a empresa em sua totalidade.
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Comitê Local de Gestão de Crise: O CLGC administra crises locais e supervisiona a resposta a emergências.
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Equipe de Resposta a Emergência: A ERE oferece recursos de resposta imediata e local a qualquer emergência que possa ocorrer no nível local, como princípios de incêndios, inundações e acidentes de trabalho.
Abrangência estrutura de gestão de crise
5. Elaborar Protocolo de Resposta a Emergência - Base em Cenários de Riscos
Estabelece os Protocolos de Resposta a Emergência para tratamento a ocorrência do incidente, ou seja, para o cenário de risco em estudo. Cabe destacar que para cada Cenário de Risco deve ser elaborado um Protocolo de Resposta a Emergência.
No exemplo abaixo, temos um Protocolo de Resposta a Emergência escrito no Modelo Canvas, o qual tem como objetivo estruturar resposta efetivas, trazendo praticidade e dinamicidade à análise das ações.
Protocolo de Resposta a Emergência - Modelo Canvas - Software INTERISK
6. Realizar Testes e Revisão do PRE - Monitoramento e Análise Crítica
O simulado - teste de mesa tem como objetivo validar o nível de aderência das medidas, através de cenários progressivos, de tal forma que a Estrutura Corporativa de Emergência e Crise responda, de forma integrada, ao Protocolo de Resposta a Emergência
Formulário Teste de Mesa - Software INTERISK
Cabe ressaltar que toda e qualquer segmento de empresa deve dispor de um Plano de Resposta Emergências - PRE, inclusive integrado ao Sistema de Gestão de Continuidade de Negócios.
Não ter este plano estruturado significa que a empresa não tem planejamento, não tem pessoas treinadas para emergências e não tem estrutura pronta para esse tipo de atendimento.
Vale destacar que a elaboração de um Plano de Resposta a Emergências requer o envolvimento de uma equipe multidisciplinar, conhecimento dos processos existentes e a aplicação de ferramentas para a correta construção de cenários, para que a organização tenha protocolos efetivos de resposta a emergência.